Post Mortem: Benditas Lecciones Aprendidas (i)

Fuente: Mike Licht, NotionsCapital.com

Las organizaciones deben gestionar correctamente el conocimiento que poseen y la redacción de unas buenas lecciones aprendidas de cada proyecto que se ejecuta debería ser valorado al mismo nivel que la ejecución exitosa del mismo. Con todo, posiblemente la recopilación y estudio de las Lecciones Aprendidas sean las actividades a las que menor tiempo se dedican en la vida de un proyecto.

 Hace unos meses tuve que participar en una oferta para la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Se trataba de una oficina para el control de proyectos de despliegue de Red de comunicaciones.

El caso es que tras leer la escueta (pero sospechosamente detallada) RFP se me agolparon cantidad de ideas que plasmar en la oferta. Esta PMO era muy similar en funciones y dimensión a otra en la que estuve involucrado durante 15 meses, y toda esa experiencia había que explotarla de la manera más oportuna. No obstante los plazos para responder a la oferta eran muy ajustados y la oferta tenía que ser muy condensada, resumiendo sólo la información justa y necesaria.

Acudiendo a la máxima de que lo mejor era tirar de la experiencia tal y como se ha vivido, acudí a los análisis postmortem que guardo de todos los proyectos en los que me he visto involucrado. Experiencias anteriores me han demostrado que son útiles y el tiempo invertido en su elaboración es altamente beneficioso por las siguientes razones:

1. Una vez casi finalizado el proyecto, tenemos la foto completa y podemos analizar las consecuencias de nuestras acciones y decisiones.
2. Tenemos tiempo para recapacitar y reflexionar, algo que en la vorágine del proyecto no siempre es posible hacer.
3. al afrontar su elaboración desde un punto de vista constructivo, somos capaces de establecer elementos de éxito y elementos a evitar en el futuro.
4. Nos quedamos con las grandes lecciones y riesgos, que generalmente no suelen estar directamente relacionadas con el alma mater del proyecto

Aunque bien es cierto que una de las aplicaciones y objetivos de las lecciones aprendidas es que la organización aprenda, al final la organización no suele aprender demasiado de estos análisis pues existe una gran dificultad para poder explotar esta información de manera adecuada cuando queremos hacerlo, bien sea por las herramientas que tenemos para acceder a la información (bases de datos generalmente), o por lo difícil que resulta el encontrar algo útil en una capeta compartida en red sin invertir una cantidad de tiempo enorme. Sin embargo, para los involucrados, releer estos documentos suele ser una manera de volver a revivir ciertas situaciones y hacer que nuestra memoria recupere detalles que de otra manera se nos hubieran pasado por alto.

Desde luego que la lectura de las lecciones aprendidas no fue determinante para exponer elementos nuevos ni ninguna idea trascendental en lo que es la gestión y las actividades propias de la Oficina, pero sí sirvió para dar visión del negocio y trasfondo de aquellos elementos en los que hay que hacer foco, identificar aquellas prácticas que no dieron resultado o que no generan un valor específico y que en las lecciones aprendidas estaban recogidas, junto a sus posibles alternativas futuras. Permitió pasar de la teoría a la implantación práctica y redactar la propuesta en un tiempo récord, focalizando y listando los riesgos posibles, remarcando prácticas a llevar a cabo para conseguir ciertos objetivos, e intentar reconducir expectativas desde la fase de ofertación para evitar conflictos futuros con el cliente.

Y lo mejor de todo, ganamos la oferta.