¿Cuánto tiempo hay que dedicar a la planificación de un proyecto?

Cuando nos enfrentamos a un proyecto nuevo, a veces se abre un agujero bajo nuestros pies. Nos invade una sensación de vértigo, de desasosiego ante lo desconocido. Con el paso del tiempo esa sensación se hace cada vez más llevadera ya que cada uno de nosotros tenemos en la mochila "los trucos del oficio" para conseguir que el proyecto salga adelante.

Fuente: StockFresh

La mejor manera de domar un proyecto es invertir tiempo en su planificación. Suena a perogrullo, a libro barato, pero es así. Hay que invertir tiempo en planificar el proyecto, definir y conocer todos sus aspectos, y luego lanzarnos a la ejecución. Este es el camino que más garantías de éxito nos da. No hacerlo suele ser el origen de largas noches, explicaciones interminables, raciones de pizza (muchas), estress y quejas del cliente.

A mi particularmente me funciona bien el construir una WBS con su diccionario y elaborar un minidocumento de alcance junto con todos los afectados de una manera u otra por el proyecto. Este proceso puede ser formal en el caso de organizaciones maduras en Gestión de Proyectos, o en el caso contrario, puede ser en forma de reuniones improvisadas con una carga didáctica profunda para que todo el mundo tenga una idea clara de lo que vamos a obtener con el proyecto, así como de lo bueno que es para todos invertir tiempo en la planificación con el fin de minimizar errores y ahorrar costes. Hay que dejar claro que la planificación también forma parte del proyecto, y que invertir en ella es maximizar los resultados.

Es normal que los clientes nos hostiguen con fechas de comienzo, con urgencias comerciales, con hitos de facturación y otros elementos importantes para su negocio y presencia en le mercado. El cliente ha pagado por un proyecto y lo quiere ya. Si no andamos muy duchos nos arrancarán un compromiso a la primera que nos descuidemos, lo cual suele ser el origen de todos nuestros males. En un ambiente distendido  nos podemos comprometer a tener un resultado en una fecha sin tener a veces poco más que unas nociones básicas que lo que quiere nuestro sponsor/cliente/stakeholders. Es común que al principio de un proyecto seamos optimistas y hagamos valoraciones muy alegres. Cuando algo parece muy fácil, debemos ponernos alerta y preguntarnos cuántos antes lo han intentado, y si es tan sencillo por qué estamos nosotros ahí delante.

Ante peticiones de compromisos de este tipo, debemos ser muy didácticos y explicar por qué necesitamos tiempo para planificar el proyecto. Nos pueden soltar aquello de "Pero cómo no vas a saber cuanto se tarda en hacer esto, si tú eres un experto" Cuidado, porque ese tipo de frases están apelando al orgullo profesional y nos arrastran al terreno emocional, normalmente reñido con el pensamiento analítico necesario para llevar a cabo una correcta planificación.

Sin embargo, ¿Es necesario tener todo el alcance acotado y definido para empezar a trabajar en la ejecución del proyecto? La respuesta es No. De hecho, seguiremos descubriendo alcance y tareas nuevas hasta el final del proyecto, pero tenemos que arrancar, y lo haremos en el momento en que nos sintamos más o menos confortables con la definición del alcance pactado y los compromisos que hemos adquirido con la organización en su conjunto. Es en ese momento, y no antes cuando podremos dar una fecha definitiva en la que esperamos tener terminado el proyecto y del dinero que pretendemos gastarnos.