Proyectos que Matan (parte ii)

Jefe de Proyecto de un proyecto Caníbal

Los proyectos caníbal suelen engullir a más de un Jefe de Proyecto. Tras dos capitanes (Project Managers) pasados por la quilla, la percepción sobre el proyecto suele cambiar y existe una imagen clara del mismo. A estas alturas todos conocen la naturaleza hostil del proyecto y su fama le precede. Los empleados de la organización se hacen a  un lado, son ya sonadas las broncas del cliente y la gente rechaza directamente el integrarse como parte del equipo de proyecto.

 

Empezar  el proyecto sin tener firmado el contrato definitivo con el cliente suele ser embrión de proyectos Caníbal. Podemos pensar que esto es así porque evidentemente, de mala fe intentarán introducir nuevo alcance una vez que la empresa haya invertido recursos en arrancar el proyecto. Sin embargo esa no debe ser la mayor preocupación del Project Manager ya que negociar ese tipo de términos suele estar fuera de su alcance y debe ser el departamento comercial el que se encargue de negociar ese tipo de asuntos (con el soporte necesario por parte del Project Manager, por supuesto)

El problema real de esta situación suele venir por las decisiones que debemos tomar en el arranque del proyecto que pueden influir en el diseño de la solución o en el modelo de gestión que debemos adoptar. Si el contrato no está firmado, inherentemente tendremos una indefinición de alcance. Incluso los flecos más pequeños que queden por cerrar pueden impactar en el diseño global de manera que nos veamos obligados a rehacer parte del trabajo en etapas intermedias del proyecto.

Los párrafos anteriores nos lleva a comentar otra característica de los proyectos Caníbal, que es el desconocimiento real del alcance del mismo. En proyectos de este tipo es común escuchar frases del tipo “llevamos un año en el proyecto y aún seguimos descubriendo cosas que tenemos que hacer…” Este tipo de frases siempre denotan una falta de conocimiento del alcance real del proyecto.

A menudo el contrato es voluminoso, escrito en diferentes documentos o incluso inexistente; que el alcance real del proyecto no ha sido descubierto en su totalidad. Y esto es así porque además de los grandes objetivos del proyecto, normalmente conocidos por todos y aventados a los cuatro vientos en la organización, existen multitud de detalles minúsculos sin los cuales el proyecto no podrá nunca darse por concluido. Por tanto, a veces, a un proyecto caníbal se le identifica por no tener definido el alcance en un documento específico del proyecto acordado y revisado con el cliente, basado en el contrato; Se suele hacer referencia a los contratos y las actas de reunión con el cliente pero nunca se ha traducido el  contrato en lenguaje del proyecto.

Una buena práctica que da resultados positivos es montar un workshop con la parte comercial para explicar a todos los miembros del proyecto el alcance real del contrato. Esto dará visión al equipo visión de la parte comercial, y completará la visión que se tenga del alcance del proyecto. Con el equipo Core del proyecto, se puede repetir este taller, pero organizando sesiones en las que cada uno de los integrantes explique una parte del contrato al resto de miembros.

Conclusión: La primera fuente de requisitos de un proyecto es el pliego, acompañado de la oferta. Cuanto más extenso es el pliego mejor: más detalles tendremos para identificar el alcance del proyecto.